Mnogi rade česte greške kod pisanja maila: Hrpu nas zezne ista caka

Možda ste primijetili da se neki od starijih profesora ne snalaze baš najbolje sa slanjem mailova, pa vam umjesto odgovaranja na mail pošalju novi. Ako ne koristite redovno e-mail možda se i sami zbunite kad morate poslati istu poruku na više adresa, pa ne znate kako to najbrže napraviti. Za sve zbunjene profesore, studente i učenike, kao i one koji samo žele utvrditi gradivo, sastavili smo kratki vodič za slanje mailova.

Za početak kad šaljete mail morate pronaći točnu adresu. Ako šaljete mail profesoru obično ćete je moći pronaći na stranici fakulteta. I brojne tvrtke, udruge i državne institucije na svojoj stranici imaju rubriku 'kontakt' na kojoj možete pronaći mail adrese. Tu adresu kopirajte i zalijepite u rubriku 'prima'. Ako ste već slali mail na tu adresu, sustav će je zapamtiti pa je dovoljno da upišete nekoliko slova da vam se prikaže.

Ako želite poruku poslati na više adresa, imate dvije opcije. Prvo je dodavanje nekog u kopiju, odnosno CC. To znači da će isti mail stići svim osobama koje su dodane u kopiju, a one će u mailu imati opciju da 'odgovore svima', što će nastaviti grupnu komunikaciju. Ova opcija dobra je na primjer kad koordinirate grupni projekt na faksu ili se istovremeno čujete s mentorom i komentorima. Nije važno tko je naveden kao prvi primatelj, svi će dobiti isti mail.

Koja je razlika između kopije i skrivene kopije?

Druga opcija je 'skrivena kopija', odnosno BCC. Kod skrivene kopije također svi dobivaju isti mail, ali neće vidjeti tko su drugi primatelji i neće im se prikazati opcija 'odgovori svima'. Ova opcija najbolja je kad šaljete istu poruku velikom broju ljudi i ne želite njihovu interakciju. Na primjer ako kolegama šaljete anketu za svoj završni rad ili javljate profesorima da ćete ovaj tjedan izostati s obveznih predavanja jer ste bolesni. 

Što se tiče formatiranja teksta u mailu, sve funkcionira praktički isto kao u bilo kojem programu za oblikovanje teksta. U G-mailu traka za formatiranje teksta nalazi se ispod kućice s tekstom, a u Outlooku iznad. Pri pisanju maila može vam biti korisno ubacivanje poveznica. To učinite označavanjem dijela teksta u koji je želite ubaciti, a zatim pritiskom na ikonu horizontalne spajalice. Otvorit će vam se kućica u koju zalijepite poveznicu i tekst će se 'zaplaviti', što znači da će pritiskom otvoriti željenu stranicu.

Druga spajalica (u G-mailu vertikalna, u Outlooku nakošena) služi za prilaganje datoteka. Stisnite na nju i otvorit će se preglednik datoteka na vašem računalu u kojem možete izabrati bilo koje slike, dokumente, prezentacije, ili što god vam već trebate umetnuti u mail. Količina dokumenata koje možete poslati ograničena je njihovom veličinom, pa ako šaljete puno datoteka, na primjer obično više od pet slika, morat ćete slati više mailova ili koristiti neku od opcija za slanje većih mailova poput WeTransfera ili Jumbo maila.

Ako očekujete poruku - provjerite spam!

I odgovaranje na mailove nekima izaziva glavobolju. Kad želite odgovoriti na mail, nemojte pisati novi mail na tu adresu, kako bi komunikacija bila jasna i konzistentna stisni na ikonu 'odgovori', obično označenu sa strelicom ulijevo. Uz to imate opciju 'odgovori svima', koja će istu poruku poslati svima koji su navedeni u kopiji maila. Ova ikona obično izgleda kao strelica s dvostrukom glavom. Treća opcija koju ćete vidjeti je za prosljeđivanje maila, a obično izgleda kao strelica okrenuta udesno. Tu opcije koristiti ako mail želite poslati nekome, na primjer primili ste poruku s kojom ne znate što ćete pa je proslijedite šefu, ili želite kolegi proslijediti skripte za ispit koje vam je netko poslao.

Na lijevoj strani mailovog sučelja nalazi se meni na kojem možete pregledati mailove koje ste već poslali, kao i izbrisane stavke i arhivu. To može biti korisno kad tražite neku informaciju ili razgovor koji ste zametnuli. Kad na mailu obrišete neku poruku, to zapravo znači da ste ju prebacili u izbrisane stavke (Outlook) ili otpad (G-mail), a od tamo ih imate opciju trajno obrisati. Na mailu se rubrika otpad nalazi u padajućem meniju koji se otvara pritiskom na 'još'.

Za kraj savjet koji bi mogao biti koristan i onima koji jako dobro barataju mailom. Naime, ako očekujete neku poruku, provjerite i svoj spam folder, odnosno neželjenu poštu. Mail servisi stalno razvijaju nove sigurnosne značajke, pa pošta nekad može završiti u smeću, a vi se čudite kako vam nije stigla poruka. Zato ako se čudite kako vam nešto nije došlo, ne očajavajte i prvo provjerite spam.