Papiri odlaze u prošlost? Zagrebačka škola skroz se digitalizirala, za sve je zaslužan ambiciozni tajnik

Nema više papira i raznih, nepotrebnih zavrzlama. Zagrebačka XV. gimnazija digitalizirala je svoje poslovanje. Za digitalizaciju koja je napravljena u dva smjera, škola-roditelji i škola-radnici, i čiji je proces trajao godinu i pol dana, zaslužan je ambiciozni tajnik Antonio Matošević s kojim smo imali priliku razgovarati.

Osim što XV. gimnazija u Zagrebu slovi za jednu od najboljih srednjih škola u Hrvatskoj, novost je i da je riječ o školi koja je digitalizirala svoje poslovanje i riješila se muke s hrpom papira. Radi se, naime, o digitalizaciji u dva smjera, škola-roditelji i škola-radnici, o čemu nam je više rekao tajnik zagrebačkog MIOC-a, Antonio Matošević, ujedno i začetnik cijele ideje.

Sve u skladu s GDPR-om

– Ideja za digitalizaciju rodila se u trenutku kad sam se zaposlio u sustavu obrazovanja i shvatio da se stvari odrađuju na način na koji su se odrađivale čak i prije nego sam bio učenik XV. gimnazije. Ja sam došao iz sustava koji je puno drugačiji od ovoga. Radio sam u privatnom sektoru u odvjetništvu, gdje su se stvari rješavale po principu – uredske poslove moramo obavljati na najjednostavniji način jer uvijek postoji sljedeći predmet koji moramo rješavati. Jedna od frustracija koja se rodila u meni, a koja traje i danas, je odgovor na pitanje ‘zašto nešto radimo’ – ‘zato što se to tako oduvijek radi’, objašnjava nam Matošević.

To je, prema njegovom mišljenju, neprihvatljiv odgovor, čega je bio svjestan i ravnatelj XV. gimnazije, Nikola Dmitrović, koji je podržao Matoševićevu ideju o digitalizaciji i pojednostavljenju obavljanja poslova koji su vezani uz nastavu i školu. Cijeli je proces trajao preko godinu i pol dana, a sadržavao je skeniranje i digitalizaciju svih dokumenata radnika i škole.

– U ovom prvom smjeru digitalizacije, škola-roditelji, svi učenici dobili su prvi dan nastave ili prilikom upisa obavijest o tome da je XV. gimnazija digitalizirala svoje poslovanje. Objasnili smo im što to znači: da nema više odašiljanja odluka ravnatelja, razrednika, Nastavničkog vijeća, Školskog odbora i slično putem pošte, već smo tražili e-mail adresu jednog ili oba roditelja (a oba su morala potpisati, zbog Obiteljskog zakona) na koju će se dostavljati te odluke, potpisane kvalificiranim elektroničkim potpisom ravnatelja, govori tajnik XV. gimnazije.

Suglasnost je dalo oko 95 posto roditelja, a sve je, naravno, obavljeno u skladu s GDPR-om. Matošević napominje da je bilo jako bitno imati na umu kako se radi o osobnim podacima maloljetnika. U većini škola je osoba zadužena za zaštitu podataka upravo tajnik, stoga Matošević nije morao prolaziti to s nekim drugim već je sam napravio analizu utjecaja na zaštitu osobnih podataka.

Osim toga, definirano je i korištenje službene adrese škole, pa sada radnici i roditelji prema uputama koriste tu mail adresu za komunikaciju. Matošević ističe da se u prvom smjeru digitalizacije govori o odnosu između uprave škole i roditelja te napominje kako se ne zadiru i ne petljaju u komunikaciju razrednika i roditelja u dijelu opravdavanja izostanaka, dogovaranja termina informacija i slično. To je ostavljeno razrednicima da sami odaberu modus.

Imaju i elektroničku oglasnu ploču

Kad je, pak, riječ o drugom smjeru digitalizacije, škola-radnici, Matošević kaže da je ona započela kroz novi Pravilnik o radu kako bi se osiguralo da je sve u skladu s općim aktima – od Zakona o radu do internih akata škole. Novim Pravilnikom o radu definirano je da je službena domena mail adrese radnika @mioc.hr te da se dostava pošte može dovršiti elektroničkim putem, a samo iznimno u fizičkom obliku. Sve se to može napraviti i putem domene @skole.hr, ali zaposlenici XV. gimnazije rijetko ju koriste u nenastavne svrhe, pa radije pribjegavaju korištenju @mioc.hr domene

Uz sve to, Matošević navodi da su definirani i pojmovi te sastavni dijelovi svojevrsne elektroničke oglasne ploče XV. gimnazije, koja je vjerojatno prva u svim školama u Hrvatskoj.

– Naša elektronička oglasna ploča sastoji se od dva dijela: javnog dijela, kojem imaju pristup svi radnici, i gdje se nalaze odluke važne za sve radnike – primjerice, odluke o rasporedu radnog vremena. Također, tamo se nalaze i svi opći akti bitni za rad u školi, od Zakona o odgoju i obrazovanju do naših internih Pravilnika o kućnom redu, Etičkog kodeksa i tako dalje. U drugoj fazi implementacije, koja trenutno traje, cilj je da na tom javnom dijelu budu dostupni i obrasci, primjerice, za pedagoške mjere, molbe za nabavu i procedure poput odobravanja godišnjih odmora i slično, kaže Matošević.

Drugi dio elektroničke oglasne ploče je dio s dokumentima radnika. Kako nam otkriva Matošević, svaki njihov radnik u sefu u Tajništvu ima svoj dosje u kojem se nalazi njegovi ugovori o radu, prijave/odjave s obveznih osiguranja, dokumenti o neplaćenim dopustima, diplome, uvjerenja o nekažnjavanju, uvjerenja o položenom stručnom ispitu i slično. Svaki dokument je skeniram, preimenovan i stavljen u folder svakog radnika te mu radnik ima pristup uvijek i svugdje gdje je dostupna internetska veza.

Svaki radnik ima pristup svom folderu

– Svaki radnik u tom dijelu elektroničke oglasne ploče ima pristup samo svom folderu, zbog zaštite osobnih podataka, a u njega će se ubuduće ubacivati svaka odluka koja se odnosi na radnika – od odluke o korištenju godišnjeg odmora preko potvrda za napredovanje do njihovih rješenja o tjednom i godišnjem zaduženju, naravno, sve potpisano kvalificiranim elektroničkim potpisom ravnatelja.  Svaki folder ima svoj alert, tako da je radnik obaviješten onog trena kada u njegovom folderu dođe do bilo kakve izmjene. Dokumenti se pohranjuju trajno i ubuduće će se kroz njih moći pratiti sve vezano uz radni odnos radnika, rekao je.

Kao prepreku digitalizaciji, Matošević ističe slabiju opremljenost škola koja je ponekad takva da čak i jednostavna rješenja ne funkcioniraju u dovoljnoj mjeri da bi bila iskoristiva. No, kad se to riješi, uvijek postoji i problem zaposlenika koji stvaraju otpor prema svemu što je novo. Ipak, na naše pitanje što je točno u praksi bolje, Matošević odgovara da su kolege u školi pohvalile inicijativu jer znanto pojednostavljuje komunikaciju. Više ih ne zatrpavaju mailovi i više nemaju toliko stvari da im je teško razlikovati ‘od šume drvo’.

– Ideja vodilja je bila da napravimo jedno centralno mjesto u kojem će svi u svakom trenutku imati sve dostupne podatke koji im zatrebaju u tom trenu, bez da moraju pisati mailove i dolaziti u ured. Mislim da smo u tome uspjeli, zaključuje Matošević.